受注のメールやFAXを見ながら、同じ数字を別の画面にもう一度打つ。打ち終わったら、今度は請求のために三度目を打つ。受発注を抱えている会社で、いちばん時間を食っているのはここです。
この作業を減らしたいと思ったとき、多くの方はまず自動化ツールを探します。順番としては、その一つ手前に見ておくものがあります。
ここでは、ツールを比べる前に社内で決めておくことと、当社が実際にどの順番で手を入れているかを書きます。
同じ数字を、2回以上打っている
受注から請求、請求から会計。申込から名簿、名簿から給与。業務の名前が変わるたびに、同じ数字を打ち直しています。
この打ち直しは、時間を使うだけでは終わりません。打つ回数だけ、間違える機会が増えます。しかも気づくのは請求を出したあとで、直す時間と、謝る時間がそのあとにかかります。月末に同じ人が同じ日に残っているとしたら、残っている理由の大半は突き合わせと転記です。
ですから、減らす対象は「入力そのもの」ではなく、「2回目以降の入力」です。1回目はどこかで人が受け取る必要がありますが、2回目からは受け取り直す理由がありません。
御社の受発注で、同じ数字が何回打たれているかを数えてみてください。3回打たれているなら、2回ぶんが対象です。
ツールを探す前に、手順を1本に書き出す
自動化ツールは、決まった手順を速く回すものです。裏を返すと、手順が決まっていないところには当てられません。
書き出すのは、うまくいっているときの流れだけではありません。分かれ道を全部書いてください。この取引先だけ様式が違う。この品番だけ単価表を見に行く。電話で変更が入ったときは誰かが差し替える。数量が合わないときは、担当者が倉庫に確認してから進める。
こうした分岐は、手順書に書かれていないことがほとんどです。書かれていないまま自動化すると、定型部分だけが速くなり、判断の時間は残ります。手元に残った例外を見分けるために全件を目視するなら、見る時間は減りません。
書き出しは、担当者に1日ぶん実演してもらうのがいちばん早いです。当社が最初に「手順を最初から最後まで見せてください」とお願いしているのも、この分かれ道を拾うためです。
デジタルで完結している業務から始める
受発注には、メール・システム・電話・FAX・紙の注文書が混ざっています。全部を一度に扱おうとすると、いちばん難しいところで止まります。
当社は、まずデジタルで完結している業務から着手します。メールやシステムの中だけで流れているものは、読み取りも転記も確認も仕組みの中で完結させられます。紙・FAX・電話が入口の業務は、2つ目以降で扱います。
順番をこうしている理由は2つあります。1つは、早く効果が数字で出ること。もう1つは、最初の1本が動いてからのほうが、現場が協力してくれることです。業務のやり方を変える話なので、現場の協力がなければ移行は成立しません。
「いちばん困っているところ」と「いちばん先に手を付けるところ」は、同じとは限りません。
ツールに業務を合わせるか、業務にツールを合わせるか
ここが、方式を分ける分岐点です。
既製のSaaSを使う場合、御社の業務をそのツールのやり方に合わせることになります。合わない部分は例外として手作業で残り、その手作業は減りません。料金は公開されているので分かりやすいのですが、加えて「設定して回し続ける人」が社内に要ります。
RPAのように、御社のやり方のまま作る方式もあります。この場合は合わせずに済むかわりに、「作れる人・直せる人」が社内に要ります。担当者が異動・退職すると、誰も直せない仕組みが残ります。
どちらを選んでも、御社の中に人が要るところは変わりません。比べるときは「月いくらか」だけでなく、「御社に何人必要か」で見てください。
当社の進め方
当社は、御社の業務のほうに仕組みを合わせて作ります。作るのも、動かすのも、様式が変わったときに直し続けるのも当社が引き受けるので、御社に技術者を置いていただく必要はありません。
進め方は4段階です。改善したい業務は御社に決めていただき、その手順と例外を伺います。次に、効率化するところ・業務そのものを変えるところ・自動化するところを切り分けて設計します。設計したものを当社が作り、実際の業務に載せます。最後に、動かした結果を数字でご報告します。
効果を確認して採用を決めていただいた業務にだけ、月額が発生します。作ってみて効果が小さかったもの、現場の運用に合わなかったものは、見送っていただいて構いません。見送った分の費用はいただきません。
費用は、見立てまでが0円。初期費用は一律98,000円（税別）で、御社に入るときの最初の1回だけです。2つ目・3つ目をお任せいただくときに初期費用はかかりません。動かし続ける月額は12〜25万円（税別）で、保守を含みます。
御社の業務がどこで止まっているかは、手順を一度だけ通して見せていただければ見当がつきます。その場で「月に何時間・何円ぶんか」「AIで回せるか」をお伝えします。見立てまでは0円です。