RPAは、人がパソコンの画面でやっている操作を覚えさせて、そのまま動かす仕組みです。業務のやり方を変えずに済むのが利点で、だからこそ中小企業でも入れやすいと言われます。
ところが、入れたあとで手作業が思ったほど減らない、という相談をいただくことがあります。止まり方には、いくつか決まった形があります。
ここでは、当社が業務を引き受けるときに見ている観点から、どこで止まるのかと、費用のどこを見ればいいのかを書きます。当社のやり方は最後に書きますので、まずは御社の中だけで確認できることから読んでください。
作った人しか直せない、という形で止まる
いちばん多いのは、作った人がいなくなったときです。
RPAは御社の業務に合わせて作れます。合わない部分をツールの都合で諦めなくてよいのは、既製のSaaSにはない利点です。そのかわり、作る作業と直す作業が御社の中に残ります。「作れる人・直せる人」が社内に要る、ということです。
その担当者が異動や退職でいなくなると、誰も直せない仕組みだけが残ります。動いているあいだは問題になりません。動かなくなった日に、初めて分かります。
そして、動かなくなる日はきます。作ったあとには変化が起きるからです。取引先の様式が変わる。使っているシステムが更新される。例外が増える。画面の操作をなぞる仕組みは、画面が変わったところで止まります。
作る費用より、直し続ける体制のほうが先に効いてきます。入れる前に、直す人を誰にするかまで決めておいてください。
例外が手元に残って、削減時間が伸びない
もう一つは、自動化できた部分と、できなかった部分の比率です。
受発注でも請求でも、実際の業務には例外があります。この取引先だけ様式が違う。この月だけ締め日がずれる。この申込だけ手書きが混ざる。こうした分岐は手順書に書かれていないことが多く、担当者の頭の中にあります。
例外を外したまま定型部分だけを自動化すると、定型部分はたしかに速くなります。けれど人の側には、「例外かどうかを判断する作業」と「例外を処理する作業」が残ります。例外の件数そのものは少なくても、判断のために全件に目を通すことになれば、見る時間は減りません。
ここが、導入前と導入後で「減ったはずの時間」がずれる原因です。減るのは処理の時間で、判断の時間は自動化の外に置かれやすい。
ですから、自動化の前にやることは決まっています。例外がどこで起きて、誰がどう埋めているかを洗い出すことです。当社が最初の打ち合わせで、手順を最初から最後まで見せていただくのは、ここを確かめるためです。
費用は、ツールの料金だけでは決まらない
導入費用を調べると、まずツールの利用料金が出てきます。判断に使うなら、そこに2つ足して見てください。
1つ目は、作る費用です。自社で作るなら担当者の時間、外に頼むなら開発費です。2つ目は、直し続ける費用です。様式が変わるたびに手を入れるので、これは毎年かかります。
当社は、同じものを外で作るといくらかかるかを、当サイトの相場比較に並べています。そこでSaaSやツールを置くときは、公開されている料金に「設定して回し続ける人」の社内工数（月20〜40時間・時給2,500〜3,000円）を足しています。受託開発で作る場合は、一括の費用を5年（60か月）で月割りし、保守を加えています。
ツールの料金だけを他の方式と比べると、この2つが抜け落ちます。置き方も根拠も全部載せてありますので、比べる前に一度見てください。
入れる前に、3つだけ決めておく
方式がRPAでも、SaaSでも、外注でも、先に答えを出しておくと後から揉めません。
- 誰が作るか
- 様式が変わったとき、誰が直すか
- 効果が出なかったとき、費用はどうなるか
3つ目が抜けやすいところです。ツールを入れる形だと、効果が出ても出なくても利用料金は続きます。顧問を入れる形なら顧問料が続き、人を入れる形なら人件費が続きます。やめる判断は社内でできますが、それまでに払った分は戻りません。
この3つの答えが「うちの誰か」になるなら、その人の時間を費用に入れて計算してください。入れた仕組みの数だけ、直す仕事が増えます。
当社の場合
当社は、作るのも、動かすのも、様式が変わったときに直し続けるのも引き受けます。御社に作れる人・直せる人・指示を出す人を置いていただく必要はありません。上の3つの問いのうち、1つ目と2つ目は当社の答えになります。
3つ目については、効果を確認して採用を決めていただいてから月額が発生する形にしています。作ってみて効かなかったものに月額は発生しません。
費用は3段階です。改善したい業務を伺って見立てを出すまでが0円。初期費用は一律98,000円（税別）で、御社に入るときの最初の1回だけです。動かし続ける月額は12〜25万円（税別）で、保守（様式変更・例外の追加への対応）を含みます。金額は着手前にご相談のうえ確定し、後から上乗せして請求することはありません。
実際にお引き受けした例では、学校の中に置かれた予備校の運営業務で、年間の業務コストが1,000万円ぶん減り、利益率が15ポイント上がりました。現場で起きたことを、当社が計測した数字です。
御社の業務がどこで止まっているかは、手順を一度だけ通して見せていただければ見当がつきます。その場で「月に何時間・何円ぶんか」「AIで回せるか」をお伝えします。見立てまでは0円です。